Teknik Persidangan
1. DASAR PEMIKIRAN
Permusyawaratan dalam MUBES/KONGRES/RAKER membutuhkan persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir dari pemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah persidangan.
Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung
2.JENIS PERSIDANGAN
1)Sidang Pleno
a.Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b.Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
c.Sidang Pleno dipandu oleh Steering Committee
d.Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan
2).Sidang Paripurna
a. Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b. Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
c. Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan
3).Sidang Komisi
a. Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
b. Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno
c. Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi
d. Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut
e. Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan
3. ATURAN PERSONALIA SIDANG
1.Peserta
Hak peserta:
a. Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
b. Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
c. Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
d. Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
Kewajiban peserta:
a. Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b. Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
2.Peninjau
Hak Peninjau:
-.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
Kewajiban Peninjau:
a. Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b. Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
3.Presidium Sidang
a. Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah
b. Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta
c. Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan
4. ATURAN KETUKAN PALU dan kondisi-kondisi lain :
Ø1 kali ketukan
a. Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
b. Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin perpoin (keputusan sementara).
c. Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
d. Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.
e. Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
2 kali ketukan :
Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya istirahat, lobying, sholat, makan.
Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan
3 kali ketukan :
a. Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
b. Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang.
Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang
1. Membuka sidang
“Dengan mengucap Bismilahirahmanirahim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. “ tok…….tok…….tok
2. Menutup sidang
“Dengan mengucap Alhamdulillahriabilalamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok
3. Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok.
4. Mengambil alih pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih “ tok
5. Menskorsing sidang
“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.
6. Mencabut skorsing
“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan“ tok…….tok
7. Memberi peringatan kepada peserta sidang
Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”
Syarat-syarat Presidium Sidang :
a. Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
b. Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
c. Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
d. Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan
Sikap Presidium Sidang :
a. Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
b. Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
c. Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta
4. QUORUM DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
1.Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ n + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (OC)
2.Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak
(½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan
3.Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum
dilakukan pemungutan suara ulang
5. INTERUPSI
Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan
untuk pelaksanaan sidang tersebut.
Macam macam interupsi antara lain.
1.Interuption of order, Bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya persidangan. Mis. saat pembicaraan sudah melebar dari pokok masalah maka seseorang berhak mengajukan interuption of order agar persidangan dikembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak melebar dan semakin bias.
2.Interruption of information, Bentuk interupsi berupa informasi yang perlu diperhatikan oleh seluruh peserta siding termasuk pimpinan sidang. Informasi bisa internal (mis. informasi atau data tentang topik yang dibahas) ataupun eksternal (mis. situasi kondisi di luar ruang sidang yang mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya persidangan).
3.Interruption of clarification, Bentuk interupsi dalam rangka meminta klarifikasi tentang pernyataan peserta siding lainnya agar tidak terjadi penangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan atau sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan.
4.Interruption of explanation, Bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.
5. Interruption of personal, Bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.
Pelaksanaan Interupsi :
1. Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang
2. Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan
3. Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang
6. Tata Tertib
Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat.
7. Sanksi-sanksi
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta.
8. TEKNIK RAPAT
Pengertian
Rapat mempunyai beberapa pengertian. Dalam pengertian yang luas rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting. Sedangkan dalam pengertian yang lebih kecil, rapat dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis.
Jenis Rapat
1.Rapat Anggota
2.Rapat Pengurus (Rapat Kerja,Rapat Koordinasi, Rapat Pimpinan,dsb).
3.Diskusi.
Fungsi Rapat
1.Penyampaian informasi
2.Pemecahan masalah
3.Mengidentifikasi masalah.
4.Menentukan alternatif.
5.Menguji alternatif.
6.Rapat implementasi.
Prosedur Penyelenggaraan Rapat
1.Persiapan
a.Menyiapkan rencana.
b.Menyiapkan agenda rapat.
c.Menyiapkan kertas kerja.
d.Menyiapkan pembicara/peserta.
e.waktu.
e.Pengambilan keputusan.
f.Penutupan rapat.
3.Pelaporan dan Evaluasi
a.Pelaporan
-Jelas, lengkap dan singkat.
-Pembuat laporan harus mengikuti rapat secara penuh.
-Isi : tanggal/jam, jumlah peserta, pembicara, pokok pembicaraan, keputusan.
b.Evaluasi
-Dilakukan bersama panitia/pengurus.
-Yang dievaluasi adalah semua kegiatan rapat dari persiapan, pelaksanaan, dan hasil.
Yang berperan dalam Rapat
1.Pemimpin Rapat.
2.Peserta Rapat.
3.Undangan dan nara sumber.
4.Materi/bahan rapat.
5.Tata ruang dan tempat duduk.
Persyaratan Pemimpin Rapat
1.Memiliki sikap, tingkah laku, karakter, dan penampilan yang baik.
2.Menguasai permasalahan, dapat mencari jalan keluar.
3.Memberi kepercayaan dan netral terhadap peserta.
4.Pandai menerapkan gaya kepemimpinan
Upaya mensukseskan Rapat
1.Penyelenggaraan yang efektif dan efisien.
2.Pemimpin Rapat harus :
a.Aktif, tegas, mampu membimbing, mengarahkan, dan mencegah pembicaraan yang menyimpang.
b.Diterima sebagai pemimpin, punya integritas dan konsekuen
c.Bicara jelas, tidak mendominasi, terbuka dan dapat menumbuhkan keberanian berbicara / mengemukakan pendapat.
3.Hal-hal lain yang perlu :
a.Peserta rapat jangan berdebat tentang hal-hal yang tidak relevan dengan agenda rapat.
b.Hindarkan adanya gangguan dari luar.
c.Jika ada pertanyaan seyogyanya tidak dijawab sendiri oleh pimpinan rapat.
d.Rapat jangan buru-buru selesai dan juga terlalu lama.
Indikator Rapat yang berhasil
1.Semua undangan/peserta hadir.
2.Prasarana dan sarana memenuhi kebutuhan rapat.
3.Peserta aktif dan banyak masukan.
4.Masalah yang dirapatkan dapat dipecahkan.
5.Sasaran yang direncanakan tercapai.
6.Keputusan rapat dapat dilaksanakan.
9. TEKNIK DISKUSI
Pengertian Diskusi
Diskusi adalah sebuah proses tukar menukar informasi, pendapat, dan unsur unsur pengalaman secara teratur dengan maksud untuk mendapatkan pengertian bersama yang lebih jelas, lebih teliti tentang sesuatu atau untuk mempersiapkan dan merampungkan kesimpulan/pernyataan/keputusan. Di dalam diskusi selalu muncul perdebatan. Debat ialah adu argumentasi, adu paham dan kemampuan persuasi untuk memenangkan pemikiran/paham seseorang.
Manfaat Diskusi
1.Ditinjau dari aspek kepemimpinan, salah satu cara yang baik untuk mengadakan komunikasi dan konsultasi
2.Ditinjau dari segi bahan yang dihadapi, dapat memperdalan wacana/ pengetahuan seseorang mengenai sesuatu.
Pola-Pola Diskusi
1. Prasaran
f.Penyajian bahan pokok oleh satu atau beberapa orang pembicara dengan prasaran tertulis (makalah, kertas kerja).
g.Tanggapan terhadap bahan pokok oleh pembicara lain (penyanggah / pembahas).
h.Tanggapan peserta diskusi (forum) terhadap bahan pokok.
2. Ceramah
a.Seorang / lebih penceramah menguraikan bahan pokok.
b.Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan dari forum untuk meminta penjelasan yang lebih teliti.
ØDiskusi Panel
c.Bahan pokok disajikan oleh beberapa panelis. Panelis meninjau masalah dari segi tertentu.
d.Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan forum untuk meminta penjelasan dari panelis.
ØBrainstorming
c.Bahan pokok yang dipersiapkan ditawarkan kepada peserta diskusi oleh pimpinan.
d.Tiap peserta diminta pendapat dan gagasannya. Sebanyak mungkin orang diajak bicara dan setiap ide dicatat.
e.Berbagai ide disimpulkan dan ditarik benang merahnya. Kesimpulan ini kemudian dijadikan kerangkan pembicaraan
dan pembahasan lebih lanjut.
Persyaratan Diskusi
1.Berkomunikasi dalam kelompok dengan catatan :
a.Tata tertib tidak ketat.
b.Setiap orang diberi kesempatan berbicara.
c.Kesediaan untuk berkompromi.
2.Bagi peserta diskusi :
a.Pengertian yang menyeluruh tentang pokok pembicaraan.
b.Sanggup berpikir bebas dan lugas.
c.Pandai mendengar, menjabarkan dan menganalisa.
d.Mau menerima pendapat orang lain yang benar.
e.Pandai bertanya dan menolak secara halus pendapat lain.
3.Bagi pemimpin diskusi :
a.Sikap hati-hati,cerdas,tanggap.
b.Pandai menyimpulkan.
c.Sikap tidak memihak.
IPMKB SEBAGAI GENERASI Civil of Responsibility oleh: Heri Indra Putra
Perguruan tinggi sebagai lembaga penyelenggara pendidikan tinggi yang menghimpun Mahasiswa sebagai peserta didik di dalamnya, memiliki tanggung jawab moral dalam menciptakan suatu kondisi yang dinamis bagi berlangsungnya suasana kondusif di kehidupan masyarakat. Betapa tidak, perguruan tinggi diharapkan akan mampu melahirkan para pemikir, insan cita dan cipta yang kelak akan memberikan input yang positif dalam kehidupan masyarakat.
Selain itu, perguruan tinggi memiliki tanggung jawab untuk menciptakan insan intelektual (mahasiswa) yang berkepribadian dan berdedikasi tinggi terhadap kepentingan masyarakat, bukan sosok mahasiswa dengan pemahaman yang fragmatis dan oportunis. Artinya perguruan tinggi sebagai tempat berlangsungnya “learning process” berfungsi juga sebagai wahana pembentukan pribadi mahasiswa sebagai “agent of change” dan “agent of social control” di tengah-tengah masyarakat.
Sehingga perguruan tinggi selayaknya tidak hanya menyelenggarakan kegiatan akademis di ruang perkuliahan semata. Namun lebih dari itu, perguruan tinggi juga diharapkan mampu melahirkan insan-insan intelektual yang selain berwawasan luas dan visioner, juga memiliki kepekaan terhadap kondisi sosial masyarakat (Civil of Responsibility).
Mahasiswa sebagai salah satu komponen pembentuk masyarakat harus senantiasa meningkatkan kapabilitasnya agar dapat memberikan kontribusi positif dalam masyarakatnya. Mahasiswa harus mampu mengaktualisasikan dirinya dalam kehidupan bermasyarakat demi perubahan komunitas masyarakat yang lebih baik. Serta senantiasa merespon setiap dinamika yang terjadi secara arif serta mengarahkannya pada perkembangan komunitas mayarakat yang lebih “dewasa”.
IPMKB adalah Ikatan Pemuda Mahasiswa Kecamatan Benai. IPMKB merupakan wadah untuk menampung dan mengembangkan kreatifitas dan aktifitas mahasiswa Kecamatan Benai yang ada di perguruan tinggi negeri maupun swasta serta pemuda Kecamatan Benai dimana pun berada, dan juga ikut memberi kontribusi pemikiran kontributif terhadap pengembangan dan pembangunan Kecamatan Benai khususnya dan Kabupaten Kuantan Singingi dan Provinsi Riau umumnya.
Sejalan dengan tujuan dan cita-cita IPMKB didirikan, Yaitu agar kawan – kawan Pemuda dan Mahasiswa yang ada didalam wadah ini segera mendapatkan informasi yang berkembang di daerah dan saling bertukar pikiran serta meningkatkan sumber daya manusia. IPMKB berusaha melahirkan generasi yang berwawasan berintelektulitas tinggi sehingga siap terjun ketengah-tengah masyarakat. Dan juga diharapkan dapat membela hak-hak masyarakat Kecamatan Benai dan Kabupaten Kuantan Singingi dalam rangka mewujudkan keadilan dan kemakmuran di Kecematan Benai dan Kabupaten Kuantan Singingi serta peka terhadap perkembangan zaman.
Pergerakan mahasiswa selalu menemukan momentum yang berbeda dari tiap zaman, tiap waktu memiliki tantangan dan tekanan yang berbeda, namun disitu ada kesamaan motif, yaitu moralitas dan idealisme. Dua hal yang menjadi prinsip selama hidup, bukan sementara saat di kampus, manakala masih di bangku kuliah saja. Selama di kampus, bisa saja- atau umumnya-, metodenya kolektif, dan ketika sudah lulus, metodenya lebih bersifat individual.
Hal krusial yang seharusnya dipikirkan adalah kaderisasi.Yang menarik, kalau dirunut kebelakang akar kata kaderisasi itu sendiri sesungguhnya tidak asli lokal. "Kader" adalah peng-Indonesiaan kata "cadre" kata Perancis yang berasal dari Italia "quadro" yang berasal dari Latin "quadrum" yang berarti segi empat atau bujur sangkar. Salah satu definisi atu arti kata "cadre" ini adalah "a nucleus or core group especially of trained personnel
able to assume control and to train others" yang kelihatannya cocok dengan
pengertian secara umum di Indonesia.
Kaderisasi adalah proses pendidikan jangka panjang untuk menanamkan nilai-nilai tertentu kepada seorang kader. Siapakah kader? Kader adalah anggota, penerus organisasi. Nilai-nilai apa? Nilai-nilai yang diyakini bersama sebagai pembentuk watak dan karakter organisasi. Organisasi, apapun itu mutlak mensyaratkan kaderisasi. Kecuali bila organisasi anda adalah organisasi diri sendiri, yang anggotanya anda sendiri. Organisasi terpimpin sekalipun, dimana si Ketua menjadi Ketua sepanjang hidupnya tetap saja membutuhkan regenerasi untuk rekan kerjanya. Sebuah organisasi dapat kita analogikan sebagai sebuah bangunan. Sebuah bangunan tentunya harus memiliki pondasi yang kuat agar bangunan tersebut dapat tetap kokoh. Dalam sebuah organisasi salah satu pondasi yang diprelukan adalah kaderisasi dan budaya organisasi.
Budaya dalam suatu organisasi pada hakekatnya mengarah pada perilaku-perilaku yang dianggap tepat, mengikat dan memotivasi setiap individu yang ada di dalamnya dan mengerahkan pada upaya mencari penyelesaian dalam situasi yang ambigu (Turner,1994). Pengertian ini memberi dasar pemikiran bahwa setiap individu yang terlibat di dalamnya akan bersama-sama berusaha menciptakan kondisi kerja yang ideal agar tercipta suasana yang mendukung bagi upaya pencapaian tujuan yang diharapkan.. Sumber utama budaya organisasi pada awalnya adalah pemilik, pendiri dan/atau pemimpin yang pertama, karena mereka inilah yang pertama-tama menentukan misi, visi, strategi, filosofi, dan nilai-nilai yang dianut oleh organisasi. Dengan demikian dapat dipahami bagaimana pemimpin memiliki pengaruh besar karena harus dapat bertindak sebagai model bagi terciptanya budaya organisasi yang akan berpengaruh terhadap usaha pencapaian tujuan organisasi IPMKB.
Inefisiensi pengelolaan sebuah organisasi sering diawali dengan tidak atau kurang patuh dan konsistennya beberapa pengurus dalam melaksanakan tugas. Kesalahan dan kegagalan kerja yang terjadi sering sulit ditelusuri penyebabnya karena semua orang mencoba menjelaskan bahwa dirinya bukanlah pelaku dari sebuah proses yang gagal. Sebaliknya, keberhasilan dengan mudah diakui sebagai prestasi diri karena seseorang bisa menunjukkan bahwa pekerjaan tersebut merupakan bagian dari ruang lingkup tugasnya. Sering kali sebuah proses dikerjakan oleh seseorang atau sebuah unit kerja yang secara struktur organisasi dan uraian tugas bukan pemilik dari proses tersebut (process owner), sebaliknya sering pula sebuah tugas tidak ada pemiliknya. Hal tersebut biasanya diakibatkan oleh kurangnya pengendalian dan terabaikannya pengawasan terhadap penerapan sistem dan prosedur tersebut dalam kurun waktu yang cukup lama. Sehingga diperlukan perilaku IPMKB’ers yang mempunyai satu kesatuan komitmen dalam berbuat dan berfikir serta bertindak sesuai dengan kondisi masyarakat dan disiplin ilmu, profesionalitas, regenerasi dalam rangka mensukseskan pembangunan Kecamatan Benai.
09 Juni 2009
Materi Teknik Persidangan Organisasi
Langganan:
Posting Komentar (Atom)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar